Nabuurs realiseert automatische
verwerking van vrachtbrieven na scanning in de cabine.
Nabuurs Transport bv
(levensmiddelendistributie, 400 voertuigen, 850 werknemers) heeft 130 documentscanners
van Transics gekocht
waarmee vrachtbrieven door chauffeurs na verwerking worden gescand en naar de administratie
worden verzonden. De documenten worden op de thuisbasis in Haps (NB) door middel van
OCR (optical character recognition) verwerkt in de administratie. Dit werkt zo nauwkeurig
dat de documenten zelfs automatisch toegevoegd aan het juiste klantendossier en automatisch
worden meegeprint met de factuur.
Sinds kort zijn de gescande documenten zelfs real-time
zichtbaar voor klanten door middel van een web-applikatie.
Dat mag gerust
een doorbraak worden genoemd in mobiele communicatie in de transportbranche. Nabuurs verwerkt op deze
manier nu 12.000 vrachtbrieven per maand.
— foto: Vrachtbrieven worden in de cabines van Nabuurs gescand en op de thuisbasis
automatisch aan het ritdossier toegevoegd. Het scannen vindt plaats met 200 dpi in zwart/wit, de grootte
van het bestand (TIFF-formaat) is ongeveer 100 kb per A4. Verzending vindt plaats per GPRS.
Tjebbe Nabuurs, directeur van Nabuurs Transport:
"De TX-DOCSCAN is een aanwinst voor zowel Nabuurs als de klanten. Het stelt ons in staat de dienstverlening
te verbeteren, terwijl onze klanten, de verladers, sneller over de vrachtbrieven beschikken en dus sneller kunnen factureren."
De winst wordt met name geboekt op meerdaagse ritten. In de internationale distributie zijn
voertuigen van Nabuurs soms één of twee weken onderweg. De facturering loopt dan dus een of meer weken
achter. Aangezien het gaat om grote volumes, verwacht men hier een grote winst voor de klant te kunnen boeken.
De realisering van dit systeem heeft de nodige tijd en moeite in beslag genomen. Nabuurs:
"Het is niet plug and play. Diverse leveranciers moeten hun toepassingen op elkaar
instellen. Zo is het bijvoorbeeld lastig geweest om de OCR-software te koppelen aan de
binnenkomende vrachtbrieven. Dat is niet iets dat door Transics wordt aangeboden." Inmiddels is
Nabuurs bezig met verdere ontwikkeling: "Wij worden nu benaderd door klanten die de mogelijkheden
inzien, en het graag willen aanpassen aan hun eigen back-office. Zo wordt er bijvoorbeeld gevraagd
of we de pakbonnen ook aan het dossier kunnen koppelen."
Nabuurs Transport heeft onlangs 250 vrachtwagens uitgerust met
TX-MAX boordcomputers. Deze worden niet
alleen gebruikt voor het verwerken van documenten maar ook voor het volgen van de
geplande ritten en de verloning van de chauffeurs. Ook vindt een terugkoppeling
plaats naar de planningsoftware van Ortec om resultaten van ritten te gebruiken
om de planningen nauwkeuriger te maken.
Nabuurs is van plan om in 2010 ook de overige 150 trucks uit te rusten met TX-MAX boordcomputers van
Transics.
Barbara Depla van Transics zegt desgevraagd dat de mobiele scanner een relatief
nieuwe toepassing is. "Hij wordt goed verkocht. Klanten hebben belangstelling voor producten
die het logistieke proces kunnen optimaliseren. Daarmee besparen ze kosten
en kunnen ze zich qua service onderscheiden van de concurrent."
(6 januari 2010)
