PTV Smartour ingezet door deurwaarders. Efficiënte rittenplanning met software voor optimalisering.

Dagelijks leggen gerechtsdeurwaarders van Groenewegen + Partners (G+P) honderden huisbezoeken af. De planning hiervan wordt gemaakt in PTV Smartour, dat de routes daarna doorgeeft aan de TomToms van de deurwaarders.

“Overzicht. Dat is het belangrijkste voordeel van de planning in Smartour. Op basis daarvan kunnen we snel beslissingen nemen zonder concessies te hoeven doen aan de efficiency”, zeggen manager Deurwaardersdivisie Teo van de Mheen en planner Richard Mouton. G+P is vanuit 11 vestigingen in ons land actief voor een brede klantenkring.

“Voorheen werden de dossiers op elke vestiging per wijk gegroepeerd. Op basis daarvan bepaalden de deurwaarders zelf welke route ze gingen rijden”, vertelt Van de Mheen. “Dat kostte hen zo’n 1,5 à 2 uur per dag. Ook was het vaak lastig wijzigingen door te voeren.”

G+P maakt alle stukken aan in haar eigen informatiesysteem Otho. Daarbij wordt vastgelegd op of voor welke datum een stuk uitgebracht moet worden. Is dat morgen of de nabije toekomst, dan exporteert Otho de opdracht naar PTV Smartour. Met deze opdrachten gaan dagelijks twee planners aan de slag. Mouton: “We zien meteen welke opdrachten snel afgehandeld moeten worden. Terwijl we bezig zijn met het inplannen van de huisbezoeken die echt afgehandeld moeten worden, verdwijnen de andere opdrachten niet naar de achtergrond. Dat maakt het eenvoudig om beide met elkaar te combineren.”

Naast de prioriteit heeft G+P een aantal andere filters aangemaakt in Smartour, met name om zicht te hebben op de hoeveelheid werk en de locatie daarvan. Zo kunnen de planners de huisbezoeken per vestiging of per wijk bekijken. Knelpunten worden zo direct zichtbaar. ’s Ochtends vroeg komt automatisch de eerste import van opdrachten uit Otho binnen in Smartour. “Rond 11.00 uur doen we een extra upload om uitval en nieuw werk nog mee te kunnen nemen”, aldus Mouton. Hij geeft aan dat elke ochtend de routes worden gepland voor de volgende werkdag, zowel voor de deurwaarders als de moneycollectors. Voor beide groepen maakt G+P een aparte planning. “Dat is nodig omdat moneycollectors geen opdrachten mogen doen voor deurwaarders. Andersom is wel mogelijk”, legt Mouton uit. “In Smartour kunnen we gemakkelijk switchen tussen beide planningen en huisbezoeken van moneycollectors doorzetten naar de deurwaarders.”

Aan het begin van de middag worden de routes voor de volgende dag doorgegeven aan Otho zodat ze zichtbaar zijn voor de deurwaarders en moneycollectors. Ook stuurt PTV Smartour de geplande routes naar de TomTom navigatiesystemen van de betreffende deurwaarders en moneycollectors. De medewerkers hebben nu meer tijd voor hun eigenlijke werkzaamheden. Positief aan PTV Smartour vinden Van de Mheen en Mouton ook dat het ritplanningssysteem stabiel draait en goed is af te stemmen op de eigen organisatie.

 vergelijk dit product